Features

Wenn ein Mitarbeiter geht, geht sein Wissen oft mit. Wo liegt die Zugangsdatei für das Bankprogramm, wie wird die Inventur gemacht, wer ist beim Lieferanten der richtige Ansprechpartner? Solche Dinge stehen in Köpfen, privaten Notizen und alten E-Mails. Die Wissensdatenbank sammelt dieses Wissen an einer Stelle, für alle, die es brauchen, und nur für die, die es sehen dürfen.

Dokumente

  • Alles an einem Ort: Anleitungen, Abläufe, Vorlagen, Checklisten und Hintergrundwissen als Dokumente mit Titel und Text.
  • Kategorien, die Sie selbst festlegen: Zum Start gibt es Favoriten, Wichtig, Normal, Vorlagen, Archiv und Archiv Unwichtiges. Umbenennen, sortieren, ergänzen oder löschen können alle Nutzer.
  • Übersichtlich: Je Kategorie eine Liste im Zebrastreifen-Muster, das zuletzt geänderte Dokument steht immer oben.
  • Sicher vor gleichzeitigem Bearbeiten: Ändern zwei Personen dasselbe Dokument zur selben Zeit, wird nichts still überschrieben. Der eigene Text bleibt zum Kopieren stehen.

Dateien direkt am Dokument

Die Anleitung steht im Wiki, das Formular liegt auf einem Laufwerk und das Foto vom Typenschild im Handy des Kollegen. Wer etwas sucht, findet nur die Hälfte. In der Wissensdatenbank hängen die Dateien direkt am Dokument, zu dem sie gehören.

  • Bis zu 20 Dateien pro Dokument: Bilder und Office-Dateien, zum Beispiel Fotos, PDF, Word, Excel, PowerPoint und LibreOffice, je Datei bis 20,0 MB.
  • Gleiche Rechte wie das Dokument: Wer das Dokument nicht öffnen darf, sieht auch die Dateien nicht.
  • Sicher abgelegt: Programme, Skripte und Office-Dateien mit Makros werden abgelehnt. Gespeichert wird außerhalb des öffentlichen Bereichs unter einem Zufallsnamen.
  • Auch hier der Papierkorb: Eine gelöschte Datei kann ein Admin wiederherstellen.
  • Sie entscheiden: Ein Admin schaltet den Datei-Upload in den Einstellungen ein. Die ersten 100,0 MB sind kostenlos.

Berechtigungen nach Abteilung oder Person

  • Standard: offen für alle. Ohne Eintrag dürfen alle in der Firma ein Dokument lesen und bearbeiten.
  • Mit einem Klick eingeschränkt: Über „+“ tragen Sie Abteilungen, Gruppen oder einzelne Personen ein, zum Beispiel „Buchhaltung“ und „Jochen Müller“. Dann sehen das Dokument nur noch diese und die Admins.
  • Schutz vor dem Selbstaussperren: Wer eine Einschränkung setzt, zu der er selbst nicht gehört, bekommt vorher eine deutliche Warnung.
  • Eigene Rollen ohne Zusatzaufwand: Eine Gruppe wie „Teamleitung“ oder „Kleiner Admin“ ist schnell angelegt und bei den passenden Dokumenten eingetragen. Ob es so eine Gruppe gibt, entscheidet Ihre Firma selbst.

Neue Kollegen ohne Wartezeit

In vielen Firmen wartet ein neuer Mitarbeiter wochen- oder monatelang auf seine Zugänge, weil beim Onboarding etwas vergessen wurde und nur eine einzige Stelle Rechte vergeben darf. In der Wissensdatenbank gibt der Kollege, der ihn einarbeitet, ihm den Zugang einfach selbst.

  • Jeder darf Kollegen anlegen: Nicht nur Admins, auch User legen neue Mitarbeiter an. Die Zugangsdaten kommen per E-Mail.
  • Zugang geben mit wenigen Haken: Abteilungen und Gruppen, in denen man selbst ist, und eingeschränkte Dokumente, die man selbst öffnen kann, gibt man dem neuen Kollegen auf einer Seite weiter.
  • Nur was man selbst sieht: Fremde Abteilungen und Dokumente ohne eigenen Zugriff lassen sich nicht weitergeben. Fehlt etwas, hilft ein anderer Kollege aus der passenden Abteilung. Entziehen und alles Weitere bleibt bei den Admins.
  • Nachvollziehbar: Jede Freigabe steht mit Name und Zeitpunkt im Änderungsprotokoll.

Schnelle Dokumente

  • Zehn Schnelle Dokumente, die alle in der Firma jederzeit sehen und bearbeiten können, frei benennbar.
  • Ideal für die Telefonliste, WLAN- und Druckerinfos, Öffnungszeiten oder alles, was man ständig braucht.
  • Immer einen Klick entfernt in der Navigation.

Suche

  • Durchsucht Titel und Text aller Dokumente, die Sie lesen dürfen, sowie die Schnellen Dokumente.
  • Mehrere Wörter grenzen die Treffer ein, die Fundstelle wird hervorgehoben.

Nichts geht verloren

  • Papierkorb statt Löschen: Gelöschte Dokumente verschwinden aus den Übersichten, sind aber nicht weg. Gelöscht wird bewusst nur mit zwei Haken: „Sicher“ und „Wirklich sicher?“.
  • Nur Admins entscheiden endgültig: Den Papierkorb sehen nur Admins. Sie stellen wieder her oder löschen endgültig. Löscht ein Mitarbeiter vor seinem Weggang Inhalte, ist nichts verloren.
  • Änderungsprotokoll: Jede Änderung ist nachvollziehbar, auch an Mitarbeitern, Firmendaten und Einstellungen: wer, wann, was, vorher und nachher. Admins sehen die Änderungen eines Dokuments direkt ganz unten im Dokument. Das Protokoll läuft unabhängig von der technischen Protokollierung.

Verwaltung

  • Mitarbeiter einladen (auch durch User), bearbeiten, sperren und entfernen, Rollen Admin und User.
  • Abteilungen und Gruppen anlegen und Mitarbeiter mit einem Klick zuordnen.
  • Datenexport aller Inhalte als JSON-Datei und aller Dateien als ZIP-Datei, jederzeit für Admins.
  • Protokollierungsstufe (Fulllog) für die ganze Firma wählbar: Minimal, Mittel oder Extrem.
  • AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO direkt im Programm abschließen.

Für jeden passend

  • Hintergrundfarbe und Schriftart für das eigene Konto einstellbar, nur mit Systemschriften für gute Lesbarkeit.
  • Sehr lange Passwörter aus dem Passwort-Manager werden vollständig unterstützt.
  • „Angemeldet bleiben“ für sieben Tage.
  • Gehostet in Deutschland, Datenbank stündlich gesichert.

Preise

  • Testzugang: kostenlos, bis zu 3 Mitarbeiter, alle Funktionen.
  • Standard: 19,00 € im Monat für die ganze Firma, unbegrenzt viele Mitarbeiter. Ob 20 oder 200 Personen mitarbeiten, ändert am Preis nichts.
  • Datei-Upload (zuschaltbar): Die ersten 100,0 MB sind kostenlos, danach 5,00 € je angefangene 100,0 MB im Monat. Berechnet wird der höchste Speicherstand des Monats.

Alle Preise netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Wie alles im Einzelnen funktioniert, steht in der Anleitung.

Kostenlos registrieren