Anleitung

Diese Anleitung beschreibt alle Funktionen der Wissensdatenbank. Was nur Admins dürfen, ist jeweils gekennzeichnet.

Erste Schritte

  1. Registrieren Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort und bestätigen Sie den Link in der E-Mail. Wer sich registriert, ist automatisch Admin der neuen Firma.
  2. Tragen Sie unter Einstellungen → Firmendaten Firmenname, Anschrift und Ansprechpartner ein und schließen Sie unter Einstellungen → AV-Vertrag den Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Das Dashboard zeigt, was noch fehlt.
  3. Legen Sie unter Einstellungen → Abteilungen und Gruppen Ihre Abteilungen an, zum Beispiel „Buchhaltung“, „Technik“, „Vertrieb“.
  4. Laden Sie unter Einstellungen → Mitarbeiter → Mitarbeiter hinzufügen Ihre Kollegen ein. Sie bekommen ihre Zugangsdaten per E-Mail. Danach den Mitarbeiter anklicken und den passenden Gruppen zuordnen.
  5. Benennen Sie die Schnellen Dokumente und legen Sie die ersten Dokumente an.

Rollen: Admin und User

User arbeiten mit allen Inhalten, die sie sehen dürfen: Dokumente lesen, anlegen und bearbeiten, Schnelle Dokumente pflegen, Kategorien verwalten, suchen. Admins dürfen zusätzlich alles ändern und sehen alle Dokumente, auch eingeschränkte. User legen auch neue Kollegen an und geben ihnen Zugang zu dem, worauf sie selbst Zugriff haben (siehe Mitarbeiter). Nur Admins bearbeiten, sperren und löschen Mitarbeiter, vergeben Rollen, legen Abteilungen und Gruppen an, sehen Papierkorb und Änderungsprotokoll, laden den Datenexport herunter und ändern Firmendaten, Protokollierung und AV-Vertrag. Alle Admin-Funktionen stehen unter Einstellungen.

Dashboard

Das Dashboard zeigt oben ein Suchfeld und darunter die zehn zuletzt geänderten Dokumente, die Sie lesen dürfen. Admins sehen dort außerdem, was bei der Einrichtung noch fehlt, zum Beispiel Firmendaten oder der AV-Vertrag. Die Schnellen Dokumente stehen in der Navigation links.

Schnelle Dokumente

Es gibt zehn Schnelle Dokumente. Alle in der Firma sehen und bearbeiten sie, Berechtigungen gibt es hier bewusst nicht. Sie eignen sich für Telefonlisten, WLAN- und Druckerdaten, Öffnungszeiten oder andere Infos, die man häufig braucht. Sie sind in der Navigation links immer erreichbar.

Schnelles Dokument anklicken, Text ändern, Speichern. Die Namen ändern Sie unter Einstellungen → Schnelle Dokumente benennen. Hat jemand anderes das Dokument geändert, während Sie geschrieben haben, wird Ihre Fassung nicht gespeichert, sondern bleibt unten zum Kopieren stehen. So geht keine der beiden Änderungen verloren.

Bitte keine Passwörter in Schnelle Dokumente schreiben, dafür ist ein Passwort-Manager da.

Dokumente

Unter Dokumente stehen alle Dokumente, die Sie lesen dürfen, nach Kategorien gruppiert. In jeder Kategorie steht das zuletzt geänderte Dokument oben. Dokumente, deren Kategorie gelöscht wurde, stehen ganz unten unter „Keine Kategorie“. Die Markierung „eingeschränkt“ zeigt, dass nicht alle das Dokument sehen.

Neues Dokument: + Dokument hinzufügen, Titel eingeben, Kategorie wählen, Text schreiben und speichern. Neue Dokumente starten in der Kategorie „Normal“, falls es sie gibt.

Bearbeiten: Dokument anklicken. Die drei Knöpfe bedeuten:

  • Schließen ohne Speichern: zurück zur Übersicht, Änderungen werden verworfen.
  • Speichern: speichert und bleibt im Dokument.
  • Speichern und Schließen: speichert und geht zurück zur Übersicht.

Unter dem Text sehen Sie, wer das Dokument wann angelegt und zuletzt geändert hat. Haben zwei Personen gleichzeitig dasselbe Dokument offen, kann nur die erste speichern. Die zweite bekommt einen Hinweis, sieht den aktuellen Stand und ihren eigenen Text darunter zum Kopieren.

Dateien

Einschalten (Admin): Der Datei-Upload ist zuerst ausgeschaltet. Ein Admin schaltet ihn unter Einstellungen → Datei-Upload ein. Dort steht auch der Kostenhinweis: Die ersten 100,0 MB sind kostenlos, danach kosten je angefangene 100,0 MB 5,00 € netto im Monat. Berechnet wird der höchste Stand des Monats, Dateien im Papierkorb zählen mit, bis sie endgültig gelöscht sind. Den aktuellen Stand sehen Admins dort und unter Vertragsstatus / Info.

Hinzufügen: Im Dokument unter den unteren drei Speicherknöpfen Dateien auswählen (auch mehrere auf einmal) und Dateien hinzufügen klicken. Das geht, sobald das Dokument einmal gespeichert ist. Maximal 20 Dateien pro Dokument, je Datei höchstens 20,0 MB. Erlaubt sind Bilder und Office-Dateien: jpg, jpeg, png, gif, webp, bmp, tif, tiff, heic, heif, pdf, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, rtf, txt, csv. Abgelehnt werden alle anderen Typen, Dateien, deren Inhalt nicht zur Endung passt, Office-Dateien mit Makros und Dateinamen mit Programm-Endungen wie „.php“. Den Text vorher speichern, sonst fragt die Seite nach.

Öffnen: Dateinamen anklicken. Bilder und PDF öffnen sich im Browser, alles andere wird heruntergeladen. Die Dateien sehen nur Personen, die auch das Dokument öffnen dürfen.

Löschen: Neben der Datei beide Haken setzen und In den Papierkorb klicken. Ein Admin kann sie im Papierkorb wiederherstellen oder endgültig löschen. Wird ein Dokument endgültig gelöscht, verschwinden auch seine Dateien.

Kategorien

Unter Einstellungen → Kategorien legen User und Admins Kategorien an, benennen sie um, sortieren sie mit den Pfeilen und löschen sie (Haken „Sicher“ setzen). In dieser Reihenfolge erscheinen sie in der Übersicht. Beim Löschen einer Kategorie wird kein Dokument gelöscht, die Dokumente stehen danach unter „Keine Kategorie“ und lassen sich jederzeit neu zuordnen.

Zum Start gibt es: Favoriten, Wichtig, Normal, Vorlagen, Archiv und Archiv Unwichtiges. Einen „Papierkorb“ als Kategorie gibt es nicht. Gelöscht wird nur über die beiden Haken im Dokument, siehe Löschen und Papierkorb.

Berechtigungen

Standard: Solange bei einem Dokument nichts eingetragen ist, dürfen es alle in der Firma lesen und bearbeiten.

Einschränken: Unten im Dokument unter Berechtigungen wählen Sie eine Abteilung, Gruppe oder Einzelperson aus und klicken auf „+“. Ab dem ersten Eintrag dürfen das Dokument nur noch

  • alle Mitglieder der eingetragenen Gruppen,
  • alle eingetragenen Einzelpersonen
  • und alle Admins

lesen und bearbeiten. Beispiel: „Buchhaltung“ und „Jochen Müller“ sind eingetragen. Dann sehen das Dokument die ganze Buchhaltung, Jochen Müller (auch wenn er nicht in der Buchhaltung ist) und die Admins, sonst niemand. Für alle anderen taucht es weder in der Übersicht noch in der Suche auf. Mit entfernen nehmen Sie einen Eintrag wieder heraus. Ist keiner mehr übrig, ist das Dokument wieder für alle offen.

Wer darf Berechtigungen ändern? Admins und die Person, die das Dokument angelegt hat.

Zugang weitergeben: Wer ein eingeschränktes Dokument selbst öffnen kann, darf weiteren Personen Zugang geben und Gruppen eintragen, in denen er selbst Mitglied ist. Entfernen und fremde Gruppen eintragen bleibt Admins und der Person vorbehalten, die das Dokument angelegt hat. Ein Dokument ohne Einschränkung lässt sich so nicht einschränken, das sieht ohnehin jeder.

Vorsicht vor dem Selbstaussperren: Angenommen, Sie sind Techniker und tragen nur „Buchhaltung“ ein. Dann gehören Sie selbst nicht mehr zu den Berechtigten und könnten das Dokument danach nicht mehr öffnen. Genau in diesem Fall erscheint vorher eine Warnung. Sie können abbrechen und zuerst sich selbst oder Ihre Gruppe eintragen, oder bewusst fortfahren. Danach kann nur noch ein Admin etwas ändern.

Abteilungen und Gruppen (Admin)

Unter Einstellungen → Abteilungen und Gruppen legen Admins Gruppen mit Name und optionaler Beschreibung an und fügen Mitglieder hinzu oder entfernen sie. Alternativ unter Einstellungen → Mitarbeiter den Mitarbeiter anklicken und bei Abteilungen und Gruppen die Haken setzen. Ein Mitarbeiter kann in mehreren Gruppen sein. User können Kollegen über Zugang geben den Gruppen hinzufügen, in denen sie selbst Mitglied sind.

Eigene Rollen: Soll zum Beispiel eine Teamleitung mehr sehen als ihr Team, legen Sie eine Gruppe „Teamleitung“ oder „Kleiner Admin“ an, fügen die Personen hinzu und tragen die Gruppe zusätzlich bei den Dokumenten ein, die sie sehen soll. Ob Ihre Firma so eine Gruppe nutzt, entscheiden Sie selbst.

Eine Gruppe, die noch bei einem Dokument eingetragen ist, lässt sich nicht löschen, sonst wäre das Dokument plötzlich für alle sichtbar. Die betroffenen Dokumente werden dann aufgelistet.

Suche

Das Suchfeld steht auf dem Dashboard, in der Dokumenten-Übersicht und in der Navigation. Gesucht wird in Titel und Text aller Dokumente, die Sie lesen dürfen, und in den Schnellen Dokumenten. Bei mehreren Wörtern müssen alle vorkommen, die Reihenfolge ist egal, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Teilwörter werden gefunden: „rechnung“ findet auch „Eingangsrechnung“. Die Treffer stehen mit dem zuletzt geänderten oben, die Fundstelle ist markiert.

Löschen und Papierkorb

Dokument löschen: Unten im Dokument unter In den Papierkorb beide Haken setzen, „Sicher“ und „Wirklich sicher?“, dann wird der Knopf aktiv. Das Dokument verschwindet für alle aus Übersicht und Suche.

Papierkorb (Admin): Admins sehen unter Papierkorb alle gelöschten Dokumente und einzeln gelöschten Dateien mit Zeitpunkt und Person. Ein Klick auf den Titel öffnet das gelöschte Dokument zum Lesen. Wiederherstellen holt den Eintrag zurück. Endgültig löschen (wieder mit beiden Haken) entfernt ihn unwiderruflich, auch seine früheren Fassungen im Änderungsprotokoll. Dort bleibt nur der Vermerk, wer wann was endgültig gelöscht hat.

So kann niemand Daten einfach verschwinden lassen, auch nicht vor dem Ausscheiden aus der Firma.

Änderungsprotokoll (Admin)

Jede Änderung an Dokumenten, Berechtigungen, Schnellen Dokumenten, Kategorien, Abteilungen und Gruppen, Mitarbeitern sowie Firmendaten und Einstellungen wird festgehalten: wer, wann, was, vorher und nachher. Die Änderungen eines Dokuments, auch an seinen Berechtigungen, und die eines Schnellen Dokuments sehen Admins ganz unten im jeweiligen Dokument unter Änderungen. Alles andere, also Namen der Schnellen Dokumente, Kategorien, Abteilungen und Gruppen, Mitarbeiter (Name, E-Mail, Rolle, Status, Darstellung, Passwortwechsel, Anlegen und Löschen), Firmendaten, Protokollierung, Datei-Upload, AV-Vertrag sowie endgültig gelöschte Dokumente, steht unter Einstellungen → Änderungsprotokoll, filterbar nach Bereich. Lange Texte öffnen Sie mit einem Klick auf „vorher / nachher anzeigen“.

Das Änderungsprotokoll ist unabhängig von der Protokollierungsstufe (Fulllog) und läuft immer.

Mitarbeiter

Unter Einstellungen → Mitarbeiter stehen die Kollegen der Firma. Mitarbeiter hinzufügen legt ein Konto an, das dürfen User und Admins. Die Person bekommt ein Zufallspasswort per E-Mail und ändert es danach selbst. Neue Konten haben immer die Rolle User, Admin macht daraus nur ein Admin.

Zugang geben (Einarbeitung): Wer einen neuen Kollegen einarbeitet, gibt ihm über Zugang geben direkt den Zugang, den er braucht, ohne auf jemand anderen warten zu müssen. Das ist vor allem hilfreich, wenn beim Einrichten etwas vergessen wurde. Sie können den Kollegen den Abteilungen und Gruppen hinzufügen, in denen Sie selbst Mitglied sind, und ihm eingeschränkte Dokumente freigeben, die Sie selbst öffnen können. Mehr nicht: Was Sie selbst nicht sehen, können Sie auch nicht weitergeben. Fehlt Ihnen selbst etwas, kann jeder Kollege aus der passenden Abteilung oder ein Admin helfen. Entziehen kann den Zugang nur ein Admin. Jede Freigabe steht im Änderungsprotokoll.

Admins sehen zusätzlich E-Mail, Status und letzten Login und können alle Gruppen und alle eingeschränkten Dokumente weitergeben. Mitarbeiter anklicken, um Name, E-Mail, Status (aktiv/gesperrt), Rolle und Gruppen zu ändern. Gesperrte und gelöschte Mitarbeiter werden sofort abgemeldet, auch auf Geräten mit „Angemeldet bleiben“. Ihre Inhalte bleiben vollständig erhalten. Das eigene Konto lässt sich dort nicht ändern oder löschen, damit sich niemand versehentlich selbst aussperrt.

Einstellungen und Darstellung

Unter Einstellungen stellt jeder für sein eigenes Konto Hintergrundfarbe und Schriftart ein (Darstellung), ändert Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Passwörter dürfen sehr lang sein, auch aus dem Passwort-Manager. Beim Login hält „Angemeldet bleiben“ Sie sieben Tage angemeldet. „Passwort vergessen“ schickt einen Link, der eine Stunde gültig ist.

Datenexport, Fulllog und AV-Vertrag (Admin)

  • Datenexport: lädt alle Inhalte der Firma als eine JSON-Datei herunter, einschließlich Papierkorb und Änderungsprotokoll, ohne Passwörter. Die angehängten Dateien gibt es dort zusätzlich als eine ZIP-Datei.
  • Datei-Upload: ein- und ausschalten, Kostenhinweis und aktueller Speicherstand, siehe Dateien.
  • Protokollierung (Fulllog): legt fest, wie viel technisch protokolliert wird: Minimal (nur Fehler), Mittel (zusätzlich jede Änderung) oder Extrem (zusätzlich jedes Ansehen).
  • AV-Vertrag: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erstellen, ansehen und unterschreiben.
  • Firmen-Account löschen: sperrt alle Zugänge sofort. Die Daten werden 30 Tage später endgültig gelöscht, vorher bitte einen Datenexport herunterladen.

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